Đặt lịch hẹn cho khách

Khách gọi điện hoặc nhắn tin muốn tới khám thì ghi lại thành lịch hẹn. Tới ngày, lễ tân nhìn lịch là biết hôm nay đón những khách nào.

Tạo lịch hẹn mới

1. Ở menu bên trái, bấm mục Lịch hẹn.
2. Bấm nút Đặt hẹn, hoặc bấm thẳng vào ô giờ trống trên lịch.
3. Chọn khách hàng. Gõ tên hoặc số điện thoại để tìm; khách mới thì tạo hồ sơ ngay tại chỗ.
4. Chọn ngày, chọn bác sĩ, rồi bấm một ô giờ trống. Giờ trống lấy theo ca làm việc của bác sĩ ở màn Lịch làm việc; chưa xếp ca thì theo giờ mở cửa. Bác sĩ nghỉ hoặc không có ca ngày đó thì cạnh tên có chữ Nghỉ hoặc Không có ca, ô giờ trong lúc nghỉ hiện mờ. Bác sĩ và giờ hẹn đều có thể để trống. Chưa chọn bác sĩ thì giờ hẹn điền sẵn giờ làm việc của ngày đó (theo Giờ làm việc ở phần cấu hình chung), tức là Hẹn cả ngày, dành cho khách hẹn ngày nhưng chưa chốt giờ. Muốn hẹn giờ cụ thể thì sửa lại giờ bắt đầu và giờ kết thúc.
5. Ghi ngắn gọn lý do hẹn, ví dụ "tiêm mũi 2" hay "tái khám sau mổ", rồi bấm lưu.

Khi khách đến cơ sở và chi tiết lịch hẹn

1. Ở màn Lịch hẹn, bấm vào ô lịch hẹn của khách để mở Hộp thoại chi tiết lịch hẹn.
2. Kiểm tra thông tin: tên khách hàng, số điện thoại, ngày giờ, bác sĩ phụ trách, dịch vụ dự kiến và phòng khám/ghế ngồi.

3. Thực hiện các thao tác tiếp đón trực tiếp:
   • Bấm Đã đến: khách hàng tự động chuyển vào cột Hàng đợi khám ngay lập tức.
   • Bấm Vào khám: hệ thống tạo hoặc mở thẳng hồ sơ ca khám để bác sĩ tiến hành khám ngay.
   • Bấm In phiếu hẹn: in giấy xác nhận lịch hẹn khổ nhỏ hoặc khổ A5 trao cho khách.
   • Bấm Hủy hẹn: hủy cuộc hẹn nếu khách gọi báo bận hoặc không đến (nhập lý do hủy để lưu lại lịch sử đối soát).
4. Ở màn hình Phiên khám, bấm nút Hàng đợi trên thanh tiêu đề để xem danh sách khách đang chờ theo thứ tự đến trước khám trước. Bấm nút hình tivi ở đầu cột để mở Màn hình phòng chờ chiếu số thứ tự lên tivi phòng đón tiếp.

Quản lý và chăm sóc lịch tái khám

Tại menu Lịch hẹn, chọn tab Tái khám (hoặc truy cập trực tiếp mục Tái khám trên menu) để theo dõi danh sách khách hàng cần gọi mời quay lại sau điều trị hoặc tái khám định kỳ.

1. Danh sách tái khám hiển thị theo dạng bảng danh sách hoặc cột trạng thái, chia theo: Chờ gọi, Đã liên hệ, Đã đặt hẹn, Đã đến làm, Bỏ qua.
2. Bấm vào một dòng trong danh sách để mở Ngăn kéo chi tiết tái khám bên phải màn hình:

3. Trong ngăn kéo chi tiết tái khám:
   • Xem thông tin khách hàng, trạng thái, ngày dự kiến, số điện thoại, hồ sơ khám, bác sĩ và lý do tái khám. Mục nào chưa có dữ liệu thì không hiện.
   • Nhập kết quả trao đổi vào ô Ghi chú cuộc gọi rồi bấm Lưu ghi chú để đồng nghiệp cùng ca nắm bắt được tình hình.
   • Bấm biểu tượng cây bút ở góc trên thẻ thông tin để đổi ngày dự kiến, bác sĩ phụ trách hoặc lý do tái khám, rồi bấm Lưu ngay trong thẻ. Khi bấm Đặt hẹn, bác sĩ phụ trách được điền sẵn vào lịch hẹn. Chỉ sửa được lịch đang Chờ gọi hoặc Đã gọi; lịch đã đặt hẹn thì sửa ở lịch hẹn.
   • Theo dõi toàn bộ dòng thời gian các cuộc gọi, ghi chú và lần sửa trước đó.
4. Các thao tác trên từng lịch: ở dạng bảng, bấm nút ba chấm cuối dòng để chọn Đã gọi, Đặt hẹn, Chỉnh sửa hoặc Bỏ qua. Ở dạng thẻ, hai nút Đã gọi và Đặt hẹn nằm ngay trên thẻ, còn Chỉnh sửa và Bỏ qua nằm trong nút ba chấm. Có thể kéo thẻ sang cột khác để đổi trạng thái.
5. Cơ chế tự động đồng bộ: Khi tạo lịch hẹn mới cho khách trùng hoặc gần ngày tái khám (trong vòng 14 ngày), mốc tái khám tự động chuyển sang trạng thái Đã đặt hẹn. Khi khách đến và hoàn tất ca khám, mốc sẽ tự động hoàn tất.

Xuất danh sách ra Excel

Ở Lịch hẹn, bấm Công cụ rồi Xuất Excel để tải các lịch hẹn đang xem: đúng kỳ ngày, tuần hoặc tháng và đúng bộ lọc đang chọn. Ở Tái khám, cùng nút đó tải toàn bộ lịch khớp bộ lọc, kèm số điện thoại để gọi. Hộp thoại mở ra cho bạn bỏ bớt cột trước khi tải. Cần quyền Xuất Excel: Lịch hẹn và Xuất Excel: Tái khám, mặc định chỉ chủ và quản lý có.

Câu hỏi thường gặp