Báo cáo công nợ và theo dõi trả góp

Màn hình Báo cáo công nợ (nằm trong mục Tài chính ở menu bên trái) giúp chủ phòng khám và bộ phận kế toán nắm bắt chính xác số tiền khách hàng còn nợ, phân tích tuổi nợ để ưu tiên thu hồi các khoản nợ quá hạn và theo dõi sát sao từng đợt thanh toán trả góp.

Thống kê tổng quan và 4 nhóm tuổi nợ

Số dư nợ được phần mềm tính toán tự động theo thời gian thực từ toàn bộ các hóa đơn ở trạng thái Đã phát hành và Thu một phần (Số tiền nợ = Tổng tiền hóa đơn − Tiền đã thực thu).

Đầu màn hình hiển thị 5 thẻ chỉ số quan trọng:

1. Tổng công nợ: Toàn bộ số tiền khách hàng đang nợ tại chi nhánh hoặc toàn phòng khám.
2. 0 - 30 ngày: Nợ mới phát sinh trong vòng 1 tháng, phần lớn là các khoản nợ trong hạn thanh toán bình thường.
3. 31 - 60 ngày: Nợ đã bắt đầu quá hạn nhẹ, lễ tân cần theo dõi khi khách đến tái khám.
4. 61 - 90 ngày: Nợ quá hạn trung bình, cần nhân viên chăm sóc khách hàng chủ động gọi điện nhắc lịch thanh toán.
5. Trên 90 ngày (Cảnh báo đỏ): Nhóm nợ quá hạn lâu ngày, có nguy cơ trở thành nợ khó đòi. Hệ thống gắn nhãn cảnh báo nổi bật để ưu tiên xử lý trước nhằm bảo toàn dòng tiền.

Bấm nút Ẩn/Hiện thống kê ở góc trên bên phải nếu cần mở rộng tối đa không gian để làm việc với bảng dữ liệu.

---

Tab "Theo tuổi nợ" (Phân tích theo khách hàng)

Mặc định màn hình hiển thị tab Theo tuổi nợ, gộp toàn bộ công nợ theo từng khách hàng và tự động sắp xếp theo thứ tự số ngày quá hạn giảm dần (khách nợ lâu nhất đứng ở trên cùng):

• Thông tin khách hàng: Hiển thị tên khách hàng, mã hồ sơ, số điện thoại (tự động che mờ trên màn hình chia sẻ) và hạng thành viên VIP nếu có.
• Số hóa đơn nợ: Tổng số lượng tờ hóa đơn mà khách hàng chưa hoàn tất thanh toán.
• Số ngày quá hạn: Số ngày tính từ ngày hẹn thanh toán (hoặc ngày phát hành hóa đơn) của khoản nợ lâu nhất.
• Phân bổ theo nhóm tuổi nợ: Bảng chia rõ số tiền nợ rơi vào từng mốc (0-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày, >90 ngày) giúp bạn biết ngay khoản nợ này mới hay cũ.
• Xem chi tiết & Thu nợ:
  • Bấm vào biểu tượng xem chi tiết ở đầu dòng khách hàng để mở danh sách toàn bộ các hóa đơn đang nợ của khách đó.
  • Bấm nút Thu tiền trên hóa đơn để mở trang chi tiết đơn hàng và ghi nhận tiền khách thanh toán qua Tiền mặt, Chuyển khoản hoặc VietQR.

---

Tab "Theo đợt trả góp" (Quản lý lộ trình thanh toán)

Đối với các phòng khám có cung cấp chính sách thanh toán trả góp (liệu trình, điều trị dài ngày, gói dịch vụ lớn), tab Theo đợt trả góp giúp theo dõi sát sao từng đợt thanh toán đến hạn:

• Bộ lọc phạm vi kỳ hạn:
  • Tất cả: Hiển thị toàn bộ các đợt trả góp chưa thu xong.
  • Quá hạn (Thẻ màu đỏ): Chỉ lọc các đợt trả góp đã vượt quá ngày hẹn nộp tiền mà khách chưa đóng đủ.
  • Sắp đến hạn (Thẻ màu vàng): Lọc các đợt trả góp sẽ đến hạn trong vòng 30 ngày tới để nhân viên lễ tân chuẩn bị gửi tin nhắn hoặc gọi điện nhắc khách.
• Thông tin đợt trả góp: Liệt kê rõ mã hóa đơn, tên khách hàng, số thứ tự đợt (ví dụ: Đợt 2/4), hạn nộp tiền, số tiền của đợt, số tiền đã trả và số tiền còn thiếu.
• Nút "Thu tiền" trực tiếp: Bấm nút Thu tiền ngay trên dòng đợt trả góp để mở hộp thoại thu tiền nhanh, hệ thống tự động điền sẵn số tiền của đợt đó giúp thao tác thu ngân diễn ra chính xác chỉ trong vài giây.

---

Bộ lọc nâng cao và Xuất dữ liệu Excel

Thanh công cụ trên đầu trang cung cấp các tiện ích lọc và trích xuất dữ liệu mạnh mẽ:

1. Bộ lọc chi nhánh: Chọn xem riêng từng cơ sở hoặc chọn xem hợp nhất toàn bộ các chi nhánh trong hệ thống.
2. Bộ lọc nhóm tuổi nợ: Lọc nhanh danh sách để chỉ hiển thị các khách hàng có nợ thuộc nhóm 31 - 60 ngày, 61 - 90 ngày hoặc Trên 90 ngày.
3. Ô tìm kiếm tức thì: Tìm kiếm nhanh theo họ tên khách hàng, mã hồ sơ hoặc số điện thoại.
4. Xuất Excel: Nằm trong menu Công cụ ở góc trên bên phải, cho phép tải về tệp Excel báo cáo công nợ chuẩn kế toán gồm danh sách khách hàng, phân bổ tuổi nợ từng bucket và danh sách chi tiết các đợt trả góp.

---

Câu hỏi thường gặp