Sổ phiếu thu và đối soát dòng tiền

Màn hình Sổ phiếu thu (nằm trong mục Tài chính ở menu bên trái) là nơi quản lý chi tiết từng lần thu tiền thật phát sinh tại phòng khám.

Nếu như Lịch sử đơn hàng quản lý tổng thể nghĩa vụ thanh toán của từng tờ hóa đơn, thì Sổ phiếu thu ghi nhận chính xác từng đợt tiền vào tài khoản hoặc két tiền của phòng khám theo mốc thời gian thực, giúp thu ngân và kế toán đối soát dòng tiền cuối ngày không bị thất thoát.

Thống kê nhanh và Bộ lọc thời gian

Mặc định khi mở màn hình, phần mềm tự động hiển thị các khoản thu phát sinh trong Hôm nay:

• Bốn thẻ số liệu nhanh trên đầu trang:
  • Tổng tiền thu: Tổng số tiền thực thu của tất cả các phương thức cộng lại trong kỳ đang lọc.
  • Tiền mặt: Tổng số tiền thu bằng tiền mặt tại quầy (tự động liên kết với ca quỹ đang mở).
  • Chuyển khoản & VietQR: Tổng số tiền thu qua tài khoản ngân hàng và quét mã Napas QR.
  • Thẻ POS: Tổng số tiền khách hàng quẹt thẻ qua máy POS tại phòng khám.
• Bộ lọc thời gian linh hoạt: Bấm nút bộ lọc để tra cứu nhanh theo các mốc: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Tháng trước hoặc chọn Tùy chọn để xem chính xác theo khoảng ngày bạn cần.

---

Phân loại theo Phương thức thanh toán

Dải tab ở thanh công cụ cho phép kế toán chuyển đổi nhanh để kiểm tra riêng từng luồng tiền:

1. Tab Tất cả: Toàn bộ các giao dịch thu tiền phát sinh, không phân biệt hình thức.
2. Tab Tiền mặt: Danh sách các khoản tiền mặt khách nộp tại quầy. Dùng để đối chiếu trực tiếp với thẻ Quỹ kỳ vọng trong màn hình Sổ quỹ ngày.
3. Tab Chuyển khoản: Các giao dịch khách chuyển khoản thủ công vào số tài khoản ngân hàng của phòng khám.
4. Tab VietQR: Các giao dịch khách quét mã QR động được sinh tự động từ màn hình Tạo đơn hoặc Chi tiết đơn hàng. Giao dịch VietQR được ngân hàng xác nhận tức thời, an toàn tuyệt đối.
5. Tab Thẻ POS: Các giao dịch thanh toán qua máy cà thẻ ngân hàng tại phòng khám.

---

Bảng chi tiết phiếu thu và Thao tác

Bảng danh sách hiển thị đầy đủ thông tin pháp lý và kế toán của từng phiếu thu:

• Mã phiếu thu: Mã chứng từ thu tiền duy nhất (ví dụ PT-000123).
• Mã hóa đơn gốc: Mã đơn hàng tương ứng (HD-...). Bấm trực tiếp vào mã hóa đơn để mở ngay trang chi tiết đơn hàng kiểm tra danh mục dịch vụ khách đã làm.
• Khách hàng: Tên khách hàng và mã hồ sơ.
• Thời điểm xác nhận: Ngày và giờ chính xác khi nhân viên xác nhận đã nhận được tiền.
• Phương thức & Tài khoản nhận: Thể hiện rõ hình thức thanh toán và tên quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng nhận tiền.
• Số tiền thu: Số tiền thực nhận của lần giao dịch đó.
• Nhân viên thu tiền: Người thực hiện thao tác ghi nhận phiếu thu trên hệ thống.

Thao tác trên phiếu thu:

• In phiếu thu: Bấm vào biểu tượng in trên dòng để in phiếu thu tiền theo mẫu chuẩn A4, A5 hoặc phiếu in nhiệt K80 gửi cho khách hàng.
• Xử lý Hoàn tiền (Refund): Khi khách hàng đổi trả hàng hoặc không tiếp tục thực hiện dịch vụ, bấm nút Hoàn tiền trên dòng phiếu thu tương ứng. Bạn có thể chọn hoàn trả tiền mặt/chuyển khoản lại cho khách hoặc hoàn tiền và ghi nhận thành công nợ tích lũy để khách sử dụng cho lần khám sau.

---

Quy trình đối soát dòng tiền cuối ngày

Để đảm bảo sổ sách kế toán luôn chuẩn xác, thu ngân và quản lý nên thực hiện đối soát theo 2 bước đơn giản trước khi chốt ca:

1. Đối soát tiền mặt:
   • Mở tab Tiền mặt trên Sổ phiếu thu.
   • Đối chiếu tổng số tiền mặt với tổng thu trên màn hình Sổ quỹ ngày. Hai số này phải khớp nhau hoàn toàn.
2. Đối soát tiền ngân hàng:
   • Mở tab Chuyển khoản và VietQR trên Sổ phiếu thu.
   • Đối chiếu tổng số tiền với sao kê biến động số dư trên ứng dụng ngân hàng của phòng khám trong ngày.

---

Câu hỏi thường gặp