Phiếu nhập kho và nhập hàng từ nhà cung cấp

Hàng về phòng khám thì lập phiếu nhập kho. Phiếu ghi nhận mua của ai, mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, số lô, hạn dùng và đơn giá vốn để đưa hàng vào tồn và theo dõi công nợ phải trả.

Lập phiếu nhập kho mới

1. Ở menu bên trái, mở Quản lý kho, chọn Phiếu nhập kho.
2. Bấm nút Tạo phiếu nhập.
3. Chọn đối tác ở ô Nhà cung cấp. Đối tác mới thì gõ trực tiếp tên vào ô đó: khi lưu phiếu, phần mềm tự thêm tên mới vào danh bạ nhà cung cấp. Muốn có đủ mã số thuế, số điện thoại thì bổ sung sau ở danh bạ.
4. Ở khối Danh sách mặt hàng nhập kho: quét mã vạch hoặc gõ tên từng món, nhập số lượng, đơn giá, số lô và hạn sử dụng. Việc nhập đúng số lô và hạn dùng giúp kiểm soát date chính xác và hỗ trợ xuất kho theo thứ tự hạn dùng gần nhất trước.
5. Có phí vận chuyển thì điền ô Phí vận chuyển: phần mềm tự phân bổ đều vào giá vốn từng đơn vị mặt hàng.
6. Điền ô Hạn thanh toán cho nhà cung cấp nếu được trả sau. Bỏ trống nghĩa là đến hạn thanh toán ngay khi hàng vào kho. Ô này và khối thanh toán chỉ hiện khi gói của phòng khám có tính năng Công nợ nhà cung cấp.
7. Bấm Tạo phiếu nhập. Phiếu ban đầu ở trạng thái Nháp, hàng chưa vào tồn.
8. Kiểm tra lại hàng thực tế trên kệ rồi bấm Duyệt nhập kho và xác nhận. Từ lúc này hàng mới chính thức vào tồn kho và khoản phải trả nhà cung cấp mới được tính vào công nợ.

Xem lại chi tiết một phiếu nhập

Bấm mã phiếu ở cột đầu (ví dụ PNK-CN1-000024) để mở trang chi tiết:

• Khối đầu trang tóm tắt: mã phiếu, trạng thái (Nháp hoặc Đã nhập kho), nhà cung cấp, ngày nhập, người lập phiếu, tổng số mặt hàng và tổng tiền phải trả.
• Bảng Danh sách mặt hàng nhập kho lưu trữ đầy đủ thông tin: tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá nhập, số lô, hạn dùng, thành tiền và giá vốn trên từng đơn vị cơ bản.
• Khối Thanh toán nhà cung cấp ở cuối trang hiển thị tiền hàng, phí vận chuyển, tổng phải trả, số tiền đã trả và số còn nợ. Tại đây có nút Ghi nhận chi tiền để trả tiền đợt tiếp theo.

In phiếu nhập kho

Phiếu đã duyệt (trạng thái Đã nhập kho) in được theo hai cách: bấm In phiếu trên trang chi tiết phiếu, hoặc bấm nút ba chấm ở cuối dòng trong danh sách rồi chọn In phiếu. Phiếu nháp và phiếu đã hủy không có nút in vì hàng chưa vào kho.

Tờ phiếu gồm nhà cung cấp, kho nhập, lý do nhập, bảng hàng với số lô và hạn dùng, tổng tiền kèm số tiền viết bằng chữ và chỗ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng. Tờ in hiện ngay trên màn đang đứng, bấm In phiếu nhập kho để in hoặc lưu PDF, bấm nút quay lại ở góc trên để trở về đúng màn vừa bấm. Nội dung tờ in sửa ở Cài đặt, mục Mẫu in, tab Phiếu kho.

Trả hàng cho nhà cung cấp

Hàng lỗi, giao nhầm hoặc nhập dư sau khi phiếu đã duyệt thì lập phiếu trả, không sửa phiếu nhập:

1. Mở phiếu nhập đã duyệt, ở khối Trả hàng nhà cung cấp bấm Trả hàng NCC.
2. Nhập số lượng trả cho từng dòng. Mỗi dòng chỉ trả được tối đa số lượng đã nhập trừ đi số lượng đã trả trước đó.
3. Ghi chú lý do nếu cần rồi bấm Lập phiếu trả.

Kho tự động trừ đúng số lượng của lô hàng đã nhập, công nợ với nhà cung cấp giảm theo đơn giá nhập. Nếu đã trả tiền nhiều hơn số còn phải trả, khối thanh toán hiện thêm dòng Nhà cung cấp cần hoàn lại. Phiếu trả hàng không sửa và không xóa được.

Câu hỏi thường gặp