Điều chuyển kho giữa các chi nhánh

Khi phòng khám có nhiều cơ sở hoặc chi nhánh, tính năng Điều chuyển kho giúp luân chuyển thuốc, vật tư và hàng hóa từ nơi dồi dào sang nơi thiếu hụt một cách minh bạch, có kiểm đếm và ghi nhận hao hụt trên đường đi.

Quy trình điều chuyển 2 bước an toàn

Để tránh việc đếm trùng hoặc thất lạc hàng hóa giữa các kho, hệ thống áp dụng quy trình điều chuyển hai bước chặt chẽ:

1. Chi nhánh gửi (chi nhánh nguồn): lập phiếu chuyển và duyệt xuất kho. Hàng chuyển sang trạng thái Đang đi đường.
2. Chi nhánh nhận (chi nhánh đích): kiểm tra thực tế hàng về đến nơi và bấm xác nhận nhận hàng để đưa hàng vào tồn kho của cơ sở mình.

Các bước lập phiếu điều chuyển

1. Đứng ở chi nhánh có hàng (chi nhánh nguồn), vào menu Quản lý kho, chọn Điều chuyển kho.
2. Bấm nút Tạo điều chuyển.
3. Chọn Chi nhánh nhận và người nhận dự kiến tại cơ sở đích.
4. Thêm các mặt hàng cần chuyển: chọn mặt hàng, số lô và số lượng gửi đi.
5. Ghi chú lý do chuyển hàng hoặc thông tin chuyến xe vận chuyển nếu cần.
6. Bấm duyệt chuyển: hàng lập tức được trừ khỏi tồn kho chi nhánh gửi và chuyển sang trạng thái chờ nhận.

Trạng thái hàng đang đi đường

Trong khoảng thời gian hàng đang được vận chuyển:

• Phiếu điều chuyển hiển thị trạng thái Chờ duyệt hoặc Đang đi đường.
• Số lượng hàng này đã được trừ khỏi kho gửi nhưng chưa cộng vào kho nhận. Cách xử lý này giúp số liệu tồn kho luôn phản ánh đúng thực tế có thể sử dụng tại mỗi chi nhánh, tránh trường hợp kê đơn bán hàng khi hàng chưa thực sự có mặt trên kệ.

Xác nhận nhận hàng và xử lý hao hụt vận chuyển

Khi xe hàng tới chi nhánh nhận:

1. Nhân viên chi nhánh nhận mở danh sách Điều chuyển kho, tìm phiếu chuyển tương ứng (mã phiếu bắt đầu bằng tiền tố PC-, ví dụ PC-000007).
2. Bấm nút Chi tiết hoặc Xác nhận đã nhận hàng.
3. Hộp thoại nhận hàng hiển thị số lượng theo phiếu gửi. Nhân viên mở thùng hàng kiểm đếm thực tế:
   • Nhận đủ: giữ nguyên số lượng và bấm xác nhận. Hàng ngay lập tức được cộng vào tồn kho chi nhánh nhận.
   • Bị thiếu hoặc hư hỏng trên đường: nhân viên nhập đúng số lượng thực tế nhận được nguyên vẹn, chọn lý do hao hụt (Thất lạc, Hư hỏng hoặc Khác) và ghi chú mô tả tình trạng hư hỏng.
4. Kho chi nhánh nhận chỉ được cộng đúng số lượng thực nhận. Phần chênh lệch thiếu sẽ được hệ thống tự động ghi nhận vào báo cáo hao hụt vận chuyển.

Theo dõi hao hụt và chênh lệch vận chuyển

Mọi chênh lệch giữa số lượng gửi đi và số lượng nhận về được lưu vết đầy đủ. Bạn có thể mở mục Báo cáo kho, chuyển sang tab Hao hụt vận chuyển để xem danh sách các đợt vận chuyển có phát sinh hao hụt, số lượng chênh lệch và giá trị hao hụt tính theo giá vốn để làm việc với đơn vị vận chuyển hoặc đối soát nội bộ.

In phiếu điều chuyển

Phiếu in được từ lúc hàng đã xuất khỏi kho gửi (trạng thái Đang vận chuyển hoặc Đã nhận hàng), để tờ phiếu đi kèm hàng trên đường. Bấm In phiếu trên trang chi tiết, hoặc nút ba chấm ở cuối dòng trong danh sách rồi chọn In phiếu.

Tờ phiếu gồm kho xuất, kho nhận, bảng hàng với số lượng gửi và chỗ ký của người lập phiếu, thủ kho xuất, người vận chuyển, thủ kho nhận. Khi kho nhận đã xác nhận, bảng có thêm cột Thực nhận và ghi chú phần nhận thiếu. Tờ in hiện ngay trên màn đang đứng, bấm In phiếu điều chuyển để in hoặc lưu PDF, bấm nút quay lại ở góc trên để trở về đúng màn vừa bấm. Nội dung tờ in sửa ở Cài đặt, mục Mẫu in, tab Phiếu kho.

Câu hỏi thường gặp