Công nợ nhà cung cấp và thanh toán

Menu Công nợ NCC giúp phòng khám quản lý tập trung toàn bộ các khoản phải trả đối tác cung cấp thuốc, vật tư và trang thiết bị, theo dõi hạn thanh toán và ghi nhận chi tiền minh bạch.

Tổng quan công nợ nhà cung cấp

Khoản công nợ phải trả được tự động ghi nhận ngay khi một Phiếu nhập kho được duyệt nhập kho thành công. Nếu phiếu nhập chưa được thanh toán đủ, phần tiền còn lại sẽ nằm trong sổ nợ của nhà cung cấp đó.

Đọc bảng phân loại tuổi nợ

Màn hình công nợ nhà cung cấp trình bày thông tin chi tiết của từng đối tác:

• Nhà cung cấp: tên đối tác và mã số nhà cung cấp (bắt đầu bằng tiền tố NCC-).
• Tổng phải trả: tổng giá trị tiền hàng phòng khám đã nhập từ đối tác này.
• Đã trả: tổng số tiền phòng khám đã thanh toán qua các phiếu chi.
• Còn nợ: số tiền thực tế hiện tại còn nợ cần thanh toán tiếp. Số nợ lớn được làm nổi bật với màu chữ đỏ để dễ nhận biết.
• Phân loại tuổi nợ theo thời gian:
  • 0 đến 30 ngày: nợ mới phát sinh trong vòng 1 tháng, thường là các đợt nhập hàng gần nhất.
  • 31 đến 60 ngày: nợ phát sinh từ 1 đến 2 tháng.
  • 61 đến 90 ngày: nợ phát sinh từ 2 đến 3 tháng.
  • Trên 90 ngày: các khoản nợ tồn đọng lâu ngày cần ưu tiên kiểm tra và lên kế hoạch thanh toán dứt điểm.

Ghi nhận chi tiền trả nợ

Khi phòng khám thực hiện thanh toán tiền hàng cho đối tác:

1. Vào menu Công nợ NCC, tìm nhà cung cấp cần trả tiền.
2. Bấm vào nút tác vụ hoặc mở phiếu nhập kho cần thanh toán của đối tác đó.
3. Bấm nút Ghi nhận chi tiền.
4. Nhập các thông tin thanh toán:
   • Số tiền chi: số tiền thực tế phòng khám xuất trả lần này.
   • Phương thức / Sổ quỹ chi: chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản ngân hàng.
   • Mã tham chiếu: điền mã giao dịch ngân hàng hoặc số uỷ nhiệm chi nếu có.
   • Ghi chú: ghi nội dung thanh toán (ví dụ: "Thanh toán đợt 1 tiền hàng tháng 5").
5. Bấm xác nhận: hệ thống tự động sinh một phiếu chi trong Sổ quỹ và trừ trực tiếp vào số tiền Còn nợ của nhà cung cấp.

Trả tiền nhiều lần thì mỗi lần ghi một phiếu chi, phần mềm tự trừ dần số còn nợ cho đến khi hết nợ.

Danh bạ nhà cung cấp và nhà sản xuất

Ngoài theo dõi tiền nợ, hệ thống cho phép quản lý danh mục đối tác:

• Nhà cung cấp (nơi phòng khám mua hàng): vào menu Hàng hoá, chọn Nhà cung cấp. Tại đây bạn có thể thêm mới đối tác, cập nhật mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ và số điện thoại. Bấm Công cụ rồi chọn Xuất Excel để tải danh sách đối tác ra máy tính.
• Nhà sản xuất (hãng sản xuất in trên bao bì sản phẩm): vào menu Hàng hoá, chọn Nhà sản xuất để khai báo danh sách hãng phục vụ cho việc lọc và phân loại sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp