Thẻ kho và tra cứu biến động xuất nhập tồn

Thẻ kho là sổ chi tiết lưu trữ theo trình tự thời gian mọi giao dịch làm tăng hoặc giảm số lượng của từng mặt hàng tại chi nhánh. Đây là công cụ quan trọng nhất để điều tra nguyên nhân khi có sự sai lệch tồn kho.

Vai trò của Thẻ kho trong quản lý

Mỗi khi có một hoạt động liên quan đến hàng hóa, hệ thống sẽ tự động ghi một dòng nhật ký vào Thẻ kho:

• Nhập kho từ nhà cung cấp (+ tăng tồn).
• Xuất kho nội bộ, hủy hàng hỏng, hàng hết hạn (- giảm tồn).
• Bán lẻ tại quầy hoặc xuất theo đơn điều trị (- giảm tồn).
• Điều chuyển hàng giữa các chi nhánh (+ tăng hoặc - giảm tồn).
• Cân bằng kho sau khi chốt phiếu kiểm kê (+ hoặc - theo số chênh lệch thực tế).

Nhờ đó, bạn luôn giải thích được tại sao một mặt hàng đang có số tồn hiện tại như trên màn hình.

Các thông tin hiển thị trên Thẻ kho

Bảng dữ liệu Thẻ kho bao gồm các cột thông tin chi tiết:

• Thời điểm: ngày giờ chính xác diễn ra giao dịch (sắp xếp mới nhất lên đầu).
• Mặt hàng: tên thuốc, vật tư hoặc hàng hóa kèm theo mã sản phẩm.
• Nhập / Xuất:
  • Giao dịch Nhập: hiển thị mũi tên xanh kèm dấu cộng và số lượng (ví dụ +182 viên, +30 ống, +26 tuýp).
  • Giao dịch Xuất: hiển thị mũi tên cam kèm dấu trừ và số lượng xuất đi.
• Nguồn: chứng từ hoặc nguồn gốc phát sinh giao dịch (Phiếu nhập kho, Bán hàng tại quầy, Kê đơn điều trị, Phiếu xuất kho, Điều chuyển, Kiểm kê kho hoặc Ghi tay / chứng từ kho ban đầu).
• Ghi chú: nội dung diễn giải bổ sung cho giao dịch.

Cách tra cứu và tìm nguyên nhân lệch kho

Khi thấy số lượng tồn kho trên kệ không khớp với phần mềm:

1. Vào menu Quản lý kho, chọn Thẻ kho (đường dẫn /inventory/movements).
2. Gõ tên hoặc mã mặt hàng vào ô tìm kiếm ở góc trên.
3. Rà soát danh sách các giao dịch phát sinh từ thời điểm kiểm kê gần nhất đến hiện tại.
4. Kiểm tra từng dòng xuất nhập: kiểm tra xem có lần bán hàng nào bị nhập sai số lượng, lần xuất kho nào chưa ghi nhận, hoặc có phiếu nhập kho nào bị duyệt trùng hay không.
5. Khi xác định được nguyên nhân, mở lại chứng từ gốc để xử lý hoặc tạo một phiếu kiểm kê kho mới để cân bằng lại số lượng thực tế.

Câu hỏi thường gặp