Kiểm kê kho và cân bằng tồn thực tế

Kiểm kê định kỳ là nghiệp vụ quan trọng nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa trên sổ sách phần mềm với thực tế kiểm đếm ngoài quầy kệ, qua đó phát hiện kịp thời thất thoát, nhầm lẫn và tự động cân bằng lại tồn kho.

Lợi ích của việc kiểm kê định kỳ

• Cân bằng tồn kho: đưa số liệu trên phần mềm về đúng bằng số lượng thực tế đếm được chỉ bằng một thao tác chốt phiếu.
• Minh bạch hao hụt: thống kê chính xác số lượng thừa, thiếu và tổng giá trị chênh lệch quy đổi theo giá vốn.
• Lưu vết lịch sử: mọi lần cân bằng kho đều được ghi vào Thẻ kho kèm mã phiếu kiểm kê để tra cứu bất cứ khi nào cần kiểm toán.

Các bước thực hiện một đợt kiểm kê

1. Vào menu Quản lý kho, chọn Kiểm kê kho (đường dẫn /inventory/counts).
2. Bấm nút Tạo phiếu kiểm kê.
3. Chọn Ngày kiểm kê và Phạm vi mặt hàng (tất cả, vật tư tiêu hao, hàng hoá, hoặc tự chọn và quét mã), rồi bấm Tạo phiếu kiểm kê. Phòng khám có nhiều chi nhánh thì chọn thêm Kho kiểm kê; phòng khám một chi nhánh không phải chọn.
4. Phiếu được tạo ở trạng thái đang kiểm kê với các mặt hàng trong phạm vi. Ô Thực tế để trống nghĩa là chưa đếm.
5. Đếm hàng trên kệ và nhập số vào ô Thực tế. Quét mã vạch hoặc gõ tên ở ô tìm mặt hàng: mặt hàng chưa có thì được thêm vào phiếu, mặt hàng đã có thì được đưa lên đầu bảng để nhập số. Mặt hàng có lô thì chọn lô ngay dưới tên để kiểm theo lô.
6. Ghi lý do ở cột Ghi chú cho những dòng lệch, rồi bấm Lưu. Chưa đếm xong thì cứ lưu, lần sau mở phiếu ra đếm tiếp và lưu tiếp.
7. Khi mọi mặt hàng đã có số đếm và phiếu đã lưu, người có quyền duyệt kho bấm Cân bằng kho để chốt kết quả. Nút này mờ khi còn mặt hàng chưa đếm hoặc còn thay đổi chưa lưu, và lý do hiện ngay trên bảng.

Mỗi lần lưu, cột Tồn sổ sách được tính lại theo tồn hiện tại của kho, nên hàng bán ra trong lúc đếm không bị tính thành chênh lệch. Người đếm và lưu phiếu cần quyền đếm kiểm kê, không cần quyền duyệt kho.

Đọc và phân tích kết quả kiểm kê

Khi mở chi tiết một phiếu kiểm kê (mã phiếu bắt đầu bằng tiền tố STK-, ví dụ STK-CN1-000006), dải số liệu đầu trang cho biết:

• Đã đếm: số mặt hàng đã có số đếm trên tổng số mặt hàng của phiếu.
• Thừa và Thiếu: số mặt hàng đếm ra nhiều hơn hoặc ít hơn sổ sách.
• Giá trị chênh lệch: tổng thành tiền của phần lệch tính theo giá vốn.

Phiếu đang kiểm kê mở sẵn ở tab Chưa đếm để bạn đếm tiếp phần còn lại. Phiếu đã cân bằng mở ở tab Có chênh lệch để xem ngay những dòng cần giải trình. Bấm Thừa, Thiếu, Khớp hoặc Tất cả để đổi danh sách, gõ vào ô Tìm trong phiếu để tìm một mặt hàng. Bảng chia trang, mỗi trang 20 dòng. Mỗi dòng gồm:

• Tồn sổ sách và Thực tế: số theo phần mềm và số đếm được.
• Chênh lệch: số thừa (màu xanh, ví dụ +2), số thiếu (màu đỏ) hoặc 0 khi khớp.
• Giá trị lệch: thành tiền của phần chênh lệch theo giá vốn.
• Ghi chú: nguyên nhân chênh lệch của từng mặt hàng nếu có.

Tác động của thao tác Cân bằng kho

Khi bạn bấm nút Cân bằng kho và xác nhận:

1. Trạng thái phiếu chuyển thành Đã cân bằng kho và khóa toàn bộ dữ liệu.
2. Tồn kho của các mặt hàng bị lệch được điều chỉnh ngay lập tức về đúng số lượng Tồn thực tế.
3. Hệ thống tự động tạo một bản ghi phát sinh trong Thẻ kho với nguồn là phiếu kiểm kê tương ứng để đảm bảo tính liên tục của chuỗi xuất nhập tồn.

In biên bản kiểm kê

Phiếu đã cân bằng kho in được thành biên bản kiểm kê: bấm In phiếu trên trang chi tiết, hoặc nút ba chấm ở cuối dòng trong danh sách rồi chọn In phiếu. Phiếu đang kiểm kê và phiếu đã hủy không in.

Biên bản gồm kho kiểm kê, bảng tồn hệ thống, tồn thực tế, chênh lệch từng mặt hàng (kèm số lô nếu kiểm theo lô) và chỗ ký của người kiểm kê, thủ kho, kế toán trưởng. Tờ in hiện ngay trên màn đang đứng, bấm In biên bản kiểm kê để in hoặc lưu PDF, bấm nút quay lại ở góc trên để trở về đúng màn vừa bấm. Nội dung tờ in sửa ở Cài đặt, mục Mẫu in, tab Phiếu kho.

Câu hỏi thường gặp