Quản lý và tính hoa hồng bác sĩ

Màn hình Quản lý hoa hồng (trong mục Tài chính ở menu bên trái) là công cụ dành riêng cho Chủ phòng khám và Quản lý để tự động hóa toàn bộ quy trình tính toán, đối soát, phê duyệt và chi trả hoa hồng cho đội ngũ bác sĩ theo từng kỳ kế toán.

Khác với màn hình Hoa hồng của tôi (nơi bác sĩ chỉ tự xem bảng kê của chính mình), màn hình này quản lý tập trung toàn bộ bác sĩ trong chi nhánh với đầy đủ quyền hạn sinh sao kê, duyệt chốt số liệu và đánh dấu đã chi tiền.

Nguyên tắc cốt lõi: Tính theo tiền thực thu (Collected-Basis)

Hệ thống tính hoa hồng dựa trên số tiền thực tế phòng khám đã thu được (tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, POS), không tính trên tổng giá trị hóa đơn niêm yết:

• Hóa đơn còn nợ: Phần tiền khách hàng chưa thanh toán sẽ chưa được tính hoa hồng. Khi nào khách trả nợ ở kỳ sau, tiền hoa hồng sẽ tự động được ghi nhận vào kỳ đó.
• Hoàn tiền dịch vụ: Nếu hóa đơn bị hoàn tiền một phần hoặc toàn bộ, số tiền hoàn sẽ tự động được trừ khỏi doanh thu thực thu của bác sĩ để đảm bảo số liệu chính xác tuyệt đối.
• Tỷ lệ hoa hồng: Cấu hình ở Cài đặt, mục Tài chính, thẻ Chính sách hoa hồng. Mỗi lần lưu chọn được nhiều bác sĩ và nhiều nhóm dịch vụ hoặc dịch vụ cùng lúc, mức hoa hồng nhập theo phần trăm hoặc số tiền mỗi lượt. Để trống ô Bác sĩ là áp dụng cho mọi bác sĩ, để trống ô Dịch vụ áp dụng là áp dụng cho mọi dịch vụ.
• Thứ tự ưu tiên: Mức riêng của bác sĩ cho một dịch vụ được dùng trước, sau đó tới mức của bác sĩ cho nhóm chứa dịch vụ đó, mức chung của bác sĩ, mức của dịch vụ, mức của nhóm dịch vụ, cuối cùng là mức mặc định. Chọn theo nhóm thì dịch vụ thêm vào nhóm sau này cũng được tính.

---

Bốn thẻ thống kê dòng tiền hoa hồng

Đầu trang cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình chi trả hoa hồng trong kỳ đang chọn:

1. Tổng hoa hồng kỳ: Toàn bộ số tiền hoa hồng tính toán cho mọi bác sĩ trong kỳ và tổng doanh thu thực thu tương ứng.
2. Chờ duyệt (Thẻ màu vàng): Tổng tiền hoa hồng của các bản sao kê đang ở trạng thái Nháp, số liệu có thể điều chỉnh hoặc sinh lại.
3. Đã duyệt chờ chi (Thẻ màu xanh lam): Các bảng sao kê đã được quản lý kiểm tra và chốt số liệu, sẵn sàng để thủ quỹ thực hiện chi trả.
4. Đã chi (Thẻ màu xanh lá): Tổng số tiền hoa hồng đã hoàn tất thanh toán cho bác sĩ.

---

Quy trình 4 bước: Từ Sinh sao kê đến Chi trả

Bước 1: Chọn kỳ và Chi nhánh

Bấm vào nút Bộ lọc trên thanh công cụ:

• Kỳ sao kê: Mặc định là Tháng này, bạn có thể chọn Tháng trước hoặc tùy chỉnh khoảng ngày từ ngày đến ngày theo chu kỳ chốt lương của phòng khám.
• Chi nhánh: Chọn cơ sở cần tính hoa hồng.

Bước 2: Sinh sao kê tự động

1. Bấm nút Sinh sao kê trên thanh công cụ.
2. Hộp thoại xác nhận xuất hiện, bấm Xác nhận sinh sao kê.
3. Hệ thống sẽ tự động quét toàn bộ các khoản thu trong kỳ của chi nhánh, gom nhóm theo từng bác sĩ phụ trách và tạo ra các bảng sao kê ở trạng thái Nháp.

Bước 3: Xem chi tiết và Phê duyệt chốt số

Bấm trực tiếp vào tên bác sĩ trên danh sách để mở trang Chi tiết sao kê hoa hồng:

• Thông tin tổng quan: Thẻ bác sĩ, kỳ sao kê, ngày sinh sao kê, tổng tiền thực thu và tổng hoa hồng được hưởng.
• Bảng kê dịch vụ chi tiết: Liệt kê từng dòng thủ thuật hoặc dịch vụ mà bác sĩ đã thực hiện:
  • Mã hóa đơn gốc (bấm vào mã để mở lại hóa đơn kiểm tra).
  • Tên dịch vụ / thủ thuật điều trị.
  • Tên khách hàng.
  • Số tiền thực thu của dòng đó.
  • Tỷ lệ % hoa hồng được hưởng và số tiền hoa hồng thành tiền.
• Thao tác Duyệt: Sau khi đối soát các dòng đều chính xác, bấm nút Duyệt sao kê. Trạng thái chuyển sang Đã duyệt, toàn bộ số liệu được đóng băng an toàn để không bị thay đổi ngoài ý muốn.

Bước 4: Xác nhận đã chi trả

Sau khi phòng khám đã chuyển khoản hoặc chi trả tiền mặt hoa hồng cho bác sĩ:

• Bấm nút Đã chi (trên trang chi tiết hoặc trực tiếp tại dòng danh sách).
• Trạng thái chuyển sang Đã chi, hoàn tất chu trình kế toán hoa hồng cho bác sĩ trong kỳ.

---

Xử lý điều chỉnh và Xuất dữ liệu Excel

• Hủy sao kê để làm lại: Nếu phát hiện có sai sót hoặc thu ngân vừa cập nhật bổ sung hóa đơn cũ, quản lý chỉ cần bấm Hủy sao kê (khi sao kê ở trạng thái Nháp hoặc Đã duyệt). Hệ thống sẽ giải phóng các khoản thu về trạng thái tự do để bạn bấm Sinh sao kê lại một cách nhanh chóng.
• Xuất Excel chuyên nghiệp: Bấm nút Công cụ ở góc trên bên phải và chọn Xuất Excel để tải về bảng tổng hợp hoa hồng của toàn bộ bác sĩ kèm các sheet chi tiết phục vụ lưu trữ hồ sơ nhân sự và gửi cho kế toán tiền lương.

---

Câu hỏi thường gặp