Giao việc và nhắc nhở công việc nhân viên

Màn Công việc là nơi giao việc và theo dõi việc trong phòng khám: gọi nhắc khách, chuẩn bị hồ sơ, nhập hàng, việc phát sinh trong ngày. Mỗi việc có người phụ trách, hạn hoàn thành và mức ưu tiên; việc có thể gắn với một khách hàng, một ca khám, một lịch hẹn, một hóa đơn hay một đơn labo.

Tạo việc mới

1. Ở menu bên trái, bấm Công việc.
2. Bấm Tạo công việc.
3. Nhập Tên công việc, chọn Hạn hoàn thành, Trạng thái và Độ ưu tiên.
4. Chọn Người phụ trách nếu giao cho người khác; để trống là việc của chính bạn.
5. Cần gắn việc vào một khách hàng thì gõ tên hoặc số điện thoại ở ô chọn khách hàng.
6. Ghi thêm Mô tả công việc và tệp đính kèm nếu có, rồi bấm lưu.

Xem và xử lý chi tiết công việc

Bấm vào một dòng công việc trong danh sách để mở Trang chi tiết công việc. Tại đây nhân viên có thể xem đầy đủ nội dung, cập nhật tiến độ và thảo luận nội bộ:

1. Thanh tiêu đề & Trạng thái:
   • Hiển thị mã định danh công việc (ví dụ: CV-000001), tiêu đề công việc và trạng thái hiện tại.
   • Các nút chuyển trạng thái nhanh: Cần làm, Đang làm, Hoàn thành, Đã hủy.
2. Khối Thiết lập công việc:
   • Người phụ trách & Người giao: phân định rõ trách nhiệm giữa người giao việc và người thực thi.
   • Hạn hoàn thành: ngày giờ cụ thể cần hoàn thành. Nếu quá hạn, hệ thống sẽ cảnh báo bằng màu đỏ.
   • Mức độ ưu tiên: Khẩn cấp, Cao, Trung bình, Thấp để sắp xếp thứ tự xử lý trong ngày.
3. Liên kết đối tượng liên quan:
   • Công việc có thể gắn trực tiếp với một khách hàng, ca khám, lịch hẹn, hóa đơn hoặc đơn labo.
   • Bấm vào tên đối tượng liên kết để mở nhanh hồ sơ gốc mà không cần tìm kiếm lại.
4. Danh sách việc con (Checklist):
   • Cho phép chia nhỏ một đầu việc lớn thành nhiều bước thực hiện cụ thể.
   • Nhân viên tích chọn từng bước khi làm xong để theo dõi tỷ lệ phần trăm (%) hoàn thành.
5. Tài liệu đính kèm & Thảo luận nội bộ:
   • Tải lên các tệp tài liệu, hình ảnh hoặc biểu mẫu liên quan.
   • Khung trao đổi nội bộ giúp các nhân sự tham gia công việc nhắn tin phản hồi, báo cáo vướng mắc và xem lịch sử cập nhật.

Theo dõi và thống kê hiệu suất

1. Dải tab phía trên chia việc theo Của tôi, Tôi giao, Quá hạn và Tất cả, có số đếm trên từng tab.
2. Đổi cách xem bằng ba nút Bảng danh sách, Cột trạng thái và Lịch. Cột trạng thái cho kéo thả thẻ từ cột này sang cột khác; Lịch xếp việc theo hạn hoàn thành.
3. Bộ lọc mở bằng nút lọc trên thanh tiêu đề: Trạng thái công việc, Mức độ ưu tiên, Người phụ trách và Đối tượng hỗ trợ (khách hàng, ca khám, lịch hẹn, cơ hội CRM, hóa đơn, đơn labo).
4. Hai khối thống kê Thống kê tiến độ công việc và Thống kê KPI hiệu suất bật ở nút thống kê trên thanh tiêu đề, cho quản lý biết ai đang tồn việc và ai hoàn thành đúng hạn.

Câu hỏi thường gặp